エクセルが苦手だから事務の業務はできないんじゃないか、そんな不安を感じている人は多いようです。
たしかに今や事務作業はパソコンでやるのが一般的で、中でもエクセルは多くの企業が活用しています。
では実際に事務の業務を行う場合、エクセルが苦手だと難しいものなのでしょうか？
今回は事務のお仕事とエクセルの関係、必要とされるスキルなどについて見ていきます。
エクセルは苦手だけど事務の仕事がしたい、そんな方も多いと思いますが現実的に可能なのかどうかを考えてみましょう。
事務の業務にエクセルはほぼ必須というのが現状
結論から言うと、いまや事務の業務においてエクセルはほぼ必須と言われるくらい重要なものになっています。
数字を扱うデータの管理や処理をはじめ、簡単な書類もすべてエクセルで作っているなんていう企業も珍しくありません。
事務の仕事だと1日中エクセルを使っているということもあります。
それくらいエクセルは企業に浸透しているソフトです。
そのためエクセルが苦手だと事務の業務はとても大変なものになるでしょう。
もちろん、エクセルが苦手だから事務の業務ができないというわけではありません。
エクセルは苦手だけどパソコン自体は最低限使える人だとか、簿記などの経理の知識がある人などの場合、たとえエクセルが多少苦手でも仕事をこなすことは可能です。
ただ、エクセルが苦手だとさまざまな場面で苦労したり、面倒を感じたりすることは増えてしまうでしょう。
より効率よく、スピーディに仕事を進めるならやはりエクセルが使えた方が良いのは間違いありません。
エクセルについてしっかり勉強することが重要
今現在エクセルが苦手だとしても、しっかりと勉強して知識を身につければ苦手は克服できます。
事務の業務でエクセルが必要になるのであれば、勉強をして事務の業務をスムーズにこなせるようになるスキルを習得してしまえば良いのです。
スキルを習得するためには勉強がどうしても必要で、苦労されるかもしれません。
ですが基礎から順番に学んでいけば無理なく学習を進められますし、エクセルを使いこなせるようになれば仕事の効率もぐっと上がります。
苦手だからと諦めるのではなく、苦手を克服できるよう対策を講じることがとても重要なのです。
事務の業務において求められるエクセルのスキルとは？
ではここからは事務の業務をするにあたり、必要とされることの多いエクセルのスキルについて見ていきましょう。
エクセルでできれば身につけておきたいスキルは以下の通りです。
- 足し算・引き算などの四則演算
- 簡単な関数の利用
- 表・グラフの作成
- 書式設定
これらのスキルを身につけておけば、ひとまず事務の業務もある程度スムーズにこなせるようになるでしょう。
それぞれのスキルについて詳しく解説します。
四則演算について
エクセルでは足し算・引き算・掛け算・割り算といったさまざまな計算が行なえます。
事務作業でも計算をしなければいけない場面は多く、必須スキルと言っていいでしょう。
ただ文字入力をするだけではなく、計算もできるようになる必要があります。
どうすれば各種計算ができるのか、やり方さえ覚えてしまえばとても簡単な作業です。
関数を利用できると作業効率がアップ
関数というのはエクセルに自動で計算をしてもらう機能のようなものです。
たとえば今月の売上の合計を瞬時に計算してもらったり、特定の条件を満たすデータだけを抜き出したりできるようになります。
エクセルの肝とも言える機能で、関数を使いこなせるかどうかでエクセルの使い勝手は大きく変わります。
関数の種類はとても多く、中には使い方がとても難しいものもあります。
いきなりすべてを覚える必要はまったくありません。
実際、事務の業務で使われる関数は限られてきます。
自分の仕事で必要になりそうな関数だけでも覚えておくと作業効率がアップして便利です。
表・グラフの作成について
各種データを表やグラフで整理できると現状を把握しやすくなり便利です。
会議などの書類で表やグラフが必要になる場面も多いでしょう。
エクセルで表やグラフが作成できるというのも必要なスキルになってきます。
表・グラフともに作り方さえわかっていればそう難しいものではありません。
正しい知識を身につけて、苦手意識をなくしていくことも大切です。
書式設定でデータをより見やすく
書式設定というのは文字や数字のサイズ、色などを変更する機能のことです。
特定の文字を大きなサイズにしたり、色を変更して強調したりできます。
こうした機能を必ずしも事務の業務で使うとは限りませんが、やはり覚えておくとなにかと便利です。
特に書類作成時に役立つでしょう。
エクセルの基本的な使い方の1つでもあり、エクセルを覚えておくうえで自然と身につくスキルでもあります。
事務の業務にエクセルが苦手かどうかはあまり関係ない
エクセルが苦手だと大変なことも多いのは事実です。
ですがしっかりと勉強していけば苦手は徐々に克服されていきます。
苦手を克服し、エクセルが使いこなせるようになれば問題ないのです。
肝心なのは勉強して必要なスキルを習得することです。
もしエクセルが苦手だけど事務の業務をしたい、しなければならないという場合は、まずエクセルの基本的な知識を勉強することから始めましょう。
まとめ
エクセルが苦手だと事務の業務はできないと考える人が多いですが、決してそうではありません。
事務にはエクセル以外の知識も求められますし、コミュニケーション能力など、人間としての能力も求められます。
エクセルの知識がすべてではありません。
とはいえエクセルを使いこなせる方が効率が良いのも事実です。
苦手なら勉強して対策をすれば良いのです。
エクセルを対象にしたパソコン教室の講座なども多いですし、勉強する手段は豊富にあります。
エクセルが苦手だからと諦めてしまうのではなく、どうすれば苦手じゃなくなるのかを考えてみましょう。
必要な勉強をして苦手を克服できれば、事務の業務でもさまざまなことができるようになっていきます。
エクセルは豊富な機能が揃っていて、使えて損をすることはありません。
